от Мирослава Михова, Център по мениджмънт Стара Загора

Непрекъснато се говори за предимствата на процесния подход в управлението на организацията и как чрез използването му се повишава нейната ефективност и  води до постигането на набелязаните цели. Обикновено неговото прилагане се свързва с внедряването на система за управление на качеството съгласно изискванията на стандарт ISO 9001, но това не означава, че за да повишите ефективността на организацията е необходимо да притежавате сертификат за качество. Важното е да разбирате същността на подхода и да го прилагате на практика.

Какво представлява процесният подход?

Процесният подход разглежда организацията като съвкупност от взаимосвързани процеси. Основното му предимство е че дава възможност за управление и контрол на взаимодействието между отделните процеси и функциите в организацията. На практика организациите се управляват вертикално, като са структурирани в йерархия на функционални звена. При този начин на управление обаче, често крайният клиент остава невидим за голяма част от участниците, което води до изместване на фокуса към функцията, а не към крайния резултат. Процесният подход въвежда хоризонталното управление, което преминава границите на отделните функции и фокусира вниманието към постигане на общите цели на организацията.

Процесният подход притежава редица предимства, които водят до:

• разбиране и удовлетворяване изискванията на всички заинтересовани лица;
• измерване ефикасността на процесите и от там на цялостната дейност на организацията;
• по-ниски разходи, чрез ефективно използване на ресурсите;
• непрекъснати подобрения в следствие на резултатите от измерванията на процесите;
• прозрачност на дейностите в рамките на организацията;
• насърчаване участието на хората и изясняване на техните отговорности.

За да приложите процесния подход на управление в организацията трябва в зависимост от вашата дейност и размер да определите:

• ключовите си процеси;
• целите на всеки процес;
• отговорниците на процесите;
• последователността и взаимодействието между процесите;
• критериите за постигане на целите на процесите.

Важно условие е процесите да са проектирани така, че да са в съответствие с целите, обхвата и сложността на организацията.

А какво е процес?

Процесът се разглежда като съвкупност от взаимосвързани дейности водещи до постигането на краен резултат. Всеки процес има входни и изходни елементи, които могат да бъдат както материални (оборудване, материали), така и нематериални (информация). Възможно е изходните резултати за един процес да се окажат входни елементи за друг.

За изпълнението на всеки процес са необходими ресурси, като хора, машини, материали и др., чрез които входните елементи се превръщат в изходни резултати. Като пример да разгледаме процес производство на вафли.

На входа постъпват суровини необходими за производството като брашно, добавки, шоколад и др. Преминавайки през технологична последователност от действия свързани с обработката на тези суровини те се превръщат в готов продукт. За целта се използват различни ресурси като суровини, хора, технологично оборудване. Разглеждайки последователността от дейности по процеса започваме от наличието на необходимите суровини, преминаваме през обработката, опаковането, експедицията, т.е. достигаме до крайния продукт движейки се по хоризонтална плоскост. Погледнато във вертикална посока от гледна точка на функционални звена се вижда, че процеса „преминава” през отдели като снабдяване, производство, експедиция, счетоводство, човешки ресурси. Тези отдели се явяват клиенти на процеса, които си имат своите нужди и очаквания по отношение на процеса на производство и с които е необходимо да се съобразим, за да постигнем целта на процеса.

Видове процеси

Всяка организация е уникална и трябва сама да определи кои са нейните ключови процеси. Въпреки това съществуват типови процеси, които могат да дадат отправна точка на ръководството при проектирането на процесите:

1. Процеси свързани с управлението на организацията – стратегическо планиране, определяне на политики и цели.
2. Процеси свързани с управлението на ресурсите. Тук попадат всички процеси по осигуряване на необходимите за функционирането на организацията ресурси.
3. Процеси свързани с производството на продукта. Това са процесите по осигуряване на крайния продукт – стока или услуга.
4. Процеси свързани с измерване, анализ и подобрение – процеси необходими за отчитане и събиране на данни за анализ на ефективността и подобряване на начина на работа.

Анализ на процесите

Ефективността на процесите се определя на базата на анализ на постигнатите резултати. Анализът включва сравнение на предварително планираните резултати с реално постигнатите. При отклонение се търсят причините и начините за отстраняването им. Ключов момент е намирането и прилагането на превантивни мерки, които да предотвратят повторната поява на отклонението. В резултат на направения анализ ще се откроят възможности за подобрения, които не бива да пропускате да приложите на практика, защото те ще повишат ефективността на вашата работа.