Въпрос, който не си задаваме често, но пък който е определящ за успеха на една организация, особено в днешното претрупано от информация ежедневие.

Колко пъти ви си е случвало да се затруднявате да вземете решение поради липсата на достатъчно информация?

Или пък случвало ли ви си е да чувате от служителите си, че им се е наложило да спрат работа поради липсата на информация?

Истината е, че всички имаме проблем с информационното пренасищане, било то като индивид или организация. Живеем във време наричано от някои „ерата на информацията”, в което сме засипани с купища данни от всякакъв вид и с всеки изминал ден ни става все по-трудно да се справим с тях. На мен лично ми се наложи да огранича някои източници на данни поради факта, че нямам физическата възможност да ги обработя. Попитах се как мога да се справя с тази лавина от информация? Решението, което открих за себе си бе да определя коя е важната за мен информация съотнесена към целите, които съм си поставила и да отхвърля останалата. Предполагам на всеки му се налага да постъпва по подобен начин в стремежа си да се справи с непрекъснатия поток от информация. С индивида нещата все пак са опростени.

Но дали е така при управлението на информацията в организацията?

Организациите също като нас са поставени под непрекъснато облъчване с информация. От една страна е външната среда генерираща огромно количество данни, които организацията трябва да обработи и преобразува в полезна информация. От друга страна е вътрешната среда на организацията, където се генерира различен вид информация, обработва се, разпространява се и се съхранява в зависимост от възможностите ни, т.е. се управлява. Тук идва въпросът дали наистина успяваме да управляваме информацията? Често срещам ръководители, които не могат да видят решението на даден проблем не поради липсата на информация, а защото са затрупани с огромно количество данни, от които им е трудно да извлекат необходимата за вземането на решението информация.

Защо е така ли?

Защото не отдаваме необходимото значение на информацията като ресурс и по точно на нейното ефективно управление, което би ни дало така търсеното от всички нас конкурентно предимство. Информацията е изключително ценен ресурс за организацията и е необходимо да я управляваме така както управляваме другите ресурси в организацията. Представете си например сградата, в която произвеждате вашата продукция. Какво правите за нея – поддържате я в добър вид като я почиствате, отстранявате възникнали проблеми, извършвате подобрения и т.н., или пък хората – те също представляват ресурс, който изисква управление – подбор на подходящите хора, мотивирането им, оценка на работата им и т.н.

Информацията в ролята си на ресурс бива събирана, съхранявана, обработвана и разпространявана. Сигурно ще кажете, че вие правите всичко това с вашата информация и сигурно ще е така. Но тук акцентът е по скоро върху управлението на информацията, а не в натрупването на данни. Да управляваме информацията означава да организираме информационните потоци по начин, който да осигурява точна и навременна информация на съответния потребител, а от там и до вземането на ефективни решения.

Какво бихме могли да направим?

Първо, да се опитаме да погледнем на информацията като на ценен ресурс, който е необходимо да се управлява. За да се опитам да ви убедя ще взема като пример информацията за клиентите. Каква информация за клиентите събираме, по какъв начин, как я съхраняваме, как я използваме? Това са все въпроси свързани с управлението на информацията, на които трябва да си дадем ясни отговори и да изградим правила за работа. Можем например да вземем решение да събираме информация за типовете стоки, които закупуват нашите клиенти и на база на тази информация да им разпращаме информация за нови модели от този тип или пък за негови заместители, т.е. ако поддържаме точната база от данни за нашите клиенти ще имаме възможност да я анализираме и да предприемем подходящите маркетингови стратегии.

След като сме се убедили в силната роля на информацията, втората стъпка е да направим анализ на текущото състояние, като вземем в предвид както дейностите които се изпълняват безпроблемно от гледна точка на информацията, така и тези с проблеми.

Анализът на добре функциониращите дейности ще ни даде представа за:

• добрите практики работещи в организация;
• възможностите за подобряване на работата;
• идеи за подобряване работата на други подобни дейности.

Анализът на проблемните области ще ни изправи пред проблемите, с които трябва да се справим. При вземането ни на решение относно това с кой проблем да се заемем е необходимо да се съобразим с редица фактори, като налични ресурси, приложимост на решенията, влиянието на решението над другите в организацията, възможни последствия от решението и др. Важното е да изберем онзи проблем, отстраняването, на който би довел до значителни подобрения в информационния обмен и качеството на работа.

И така, след като определим кой проблем е най-приоритетен не ни остава нищо друго освен да се заемем с неговото разрешаване. А може би вече имате идеи или решения за това как да управлявате информацията във вашата организация?