от Лидия Тодорова, Център по мениджмънт Стара Загора 

Промяната в организацията се случва често – предизвикват я промените във външната среда и необходимостта фирмата да им отговори – пазарите се променят, въвеждат се нови технологии в съответната индустрия, клиентите стават все по-взискателни, наличие на криза и т.н.

Организацията предприема промени с цел подобряване на цялостното представяне на фирмата и съответно увеличаване на нейната конкурентоспособност. Най-честите промени са свързани с промяна на процеси и въвеждане на нов начин на работа, промяна на организационната култура, смяна на ръководството, разтеж/свиване на фирмата, въвеждане на нови технологии, промяна в организационната структура, въвеждане на нови управленските системи или изменения в съществуващите и много други.

Колкото по-интензивно се променя обкръжаващата среда на фирмата, толкова промените за организацията стават по-неотложни.

 „Всеки е убеден, че промяната е неизбежна. Но това не означава, че промяната е като смъртта или данъците – трябва да се отлага възможно най-дълго и липсата на промяната е за предпочитане. В период на катаклизми, в каквито живеем в момента, промяната е задължителна”. Питър Дракър

Промяната е неизбежна и едва ли някой се съмнява в това. Но защо тогава е от най-нежеланите организационни инициативи? Защото е сложна, изисква огроми усилия, време, умения, ресурси и нерви и никой не е в състояние да ви гарантира успешен краен резултат. 

Какво да правим в такъв случай?

Няма да отричам, че извършването на промяна в организацията е една от най-сложните управленски, а и консултантски задачи или иначе казано това е висшия пилотаж в управлението. Единственият изход е промяната да се управлява целенасочено.

Следващите въпроси ще ви помогнат да се ориентрате до колко сте подготвени за извършване на промяна във вашата организация.

Предварителна подготовка – добре е преди да стартирате процеса на промяна да анализирате сложността и продължителността на промяната и да прецените дали и каква промяна да започнете: 

• Колко голяма е промяната? Колко време ще отнеме? Промяната нещо ново ли е за вашата организация? Можете ли да си позволоте за дълго време да подложите служителите на този стрес? Ако след анализа промяната не ви е по силите задоволете се с по-малка по обем и сложност промяна, чрез която да постигнете по-малки резултати, отколкото голяма и неуспешна промяна и лиспа на спада мотивацията / Или планирайте поетапна промяна.
• Подсигурете разбирането на необходимостта за промяна и желанието за участие на членовете на организацията. В много случаи това е основният препъникамък пред успешния изход на промяната.
• Разполагате ли с необходимите знания и умения за да ръководите компетентно всички етапи от процеса на промяната? Ако не то тогава вероятността да не успеете да доведете до успешен край процеса е голяма.
• Организацията и нейните членове отворени ли са към промяната, склонни ли са да получават и използват нови знания, умения в работата си? Ако и на този въпрос отговорът е не, по-добре първо вземете мерки за промяна на организационната култура и след това стартирайте самия процес.

Управлението на организационната промяна е процес – структуриран подход за превеждане на организации, екипи и личности от едно (настоящо) състояние до друго, желано състояние. Има етапи, подходящи дейности и фактори, които въздействат на успешното му протичане. И както управлението на всеки процес изисква компетентно планиране, изпълнение и управление на дейностите по него.

Основните етапи на процеса на промяна в организацията са:

• Диагностика на състоянието на организацията и признаване на необходимостта от промени. За целта от голямо значение е поддържането на  достатъчна и надеждна информация за състоянието на организацията, както и за средата, в която тя функционира.
• Диагностика на проблема и формулиране на цели за неговото решаване. Този етап от процеса е от изключително значение. Важно е да се изведат основнте характеристики на проблема и да се анализират причините довели до него. За тези цел е добре да се отговори на следните въпроси: Каква е целта на промяната? Чрез промяната, която искаме да извършим ще постигнем ли съществено подобрение и/или решение на исновния проблем (още по-добре и на причините за възникването му)?
• Планиране на действията, чрез които ще се осъществи промяната и екипа, отговорен за изпълнението им. На този етап от процеса на управление на промяна е подходящо да се формира екип с потенциал да генерира промяна е задължително условие за успешния изход на процеса, както и стимулиране на групата да работи в екип. Определяне на бариерите пред промяната и формулиране на сценарии за тяхното преодоляване – липса на ресурси, опит или знания, очаквана съпротива от персонала и др.
• Преодоляване на съпротивата към промяната. Отричането на необходимостта на промяната от служителите е естествена реакция и е добре да се вземат превантивни мерки за нейното ограничаване – включване на част от служителите в работни групи, ефективно лидерство, информираност на хората за случващото се, провеждане на кампании за разясняване на необходимостта от промяна и обяснение как промяната ще се отрази на всички засегнати страни. Всички тези мерки ще помогнат за овладяване на емоционалните реакции, в много случаи негативни, от страна на хората.
• Осъществяване на планираните промени –
• Контрол на постигнатите резултати – ако по време на мониторинга не се установят задоволителни резултати е важно да се анализират причините за неуспех. За тази цел е добре контролът да са извършва на малки времеви интервали и при необходимост да се предприемат корективни действия до постигане на желаните резултати.
• Затвърждаване на промяната – ако не се утвърдят новите правила, поведение или начин на действие много скоро членовете на организацията ще се върнат към стария начин на работа или поведение. Добре е да се определят подходящи дейности и поведение, които да направят промяната устойчива. Конкретно какви дейности да се изберат зависи от характера и сложността на промяната. Например: провеждане на обучения за новия начин на работа, насърчаване на екипната работа, даване на личен пример от ръководството и др. 

За всеки един етап е възможно да използва помощта на външен консултант, чиито умения и опит в осъшествяването на организационни промени би помогнал на организацията да се справи по-бързо с това не леко предизвикателство и да избегне подводните камъни по пътя на промяната.

Процес на осъществяване на промяна

Процесът на организационна промяна често е съпроводен с множество проблеми. Най-честите причини за възникването им са:

• Надценяване силите на организацията за осъществяване на промяна (поставените цели не са постижими, организацията не разполага с необходимите материални и човешки ресурси за реалиране на промяната, екипът по промяната не разполага с необходимата компетентност и опит за управление на процеса).
• Предприемане на шокови промени, за които организацията не е готова
• Не са взети мерки за ограничаване съпротивата от страна на хората да прилагат на практика новите правила за работа / начин на поведение
• Грешно формулирана цел на промяната още в началото на процеса – въздейства се на симптом на проблема, а не на самия проблем
• Не се използва структуриран подход за управление на процеса на промяна
• Прикриване и манипулиране на информация
• Липса на умения за ефективна комуникация и за работа в екип
• Промяната е неустойчива – не са предприети утвърждаващи действия и хората скоро се връщат към стария начин на работа / поведение
• Управлява се само проекта, предмет на промяната (например да се измислят новите правила за възнаграждение на служителите) без да се управлява реакциите на хората към въвежданата промяна.

Промяната е била, е и ще бъде част от съществуването на всяка жива организация. Скоростта, с която се променя външната среда става все по-голяма, конкуренцията все по-интензивна. Фирмите нямат друг избор освен да открият каква е най-подходящата посока за промяна и да предприемат необходимите действия промяната им да се случи ефективно, с най-малки разходи, за най-кратко време, с най-малко усилия. Мисията реализиране на успешна промяна е възможна. Необходимо е само компетентност, целенасоченост и постоянство.

А Вие готови ли сте за промяната?