от Мирослава Михова, Център по мениджмънт Стара Загора

Независимо дали сте подновили сертификата си за управление на качеството или не, можете да се възползвате от възможностите на СУК за повишаване на ефективността на вашата работа.

Какво означава това?

Не спирайте работа по поддръжката на СУК. Това от една страна ще ви даде възможност да анализирате периодично ефективността на процесите в организацията, а от друга да поддържате адекватна на вашите нужди СУК.

Следете изискванията заложени в СУК и ги изпълнявайте. Едни от задължителните дейности след внедряването на СУК са провеждането на преглед от ръководството и вътрешни одити. Редът и начина на провеждането им можете да видите от съответните процедури във вашата документация. Важен момент тук е реалното извършване на прегледа и одитите, защото само така ще можете да откриете проблемните области и да работите по тяхното отстраняване, т.е. да подобрявате своето изпълнение. Ако се затруднявате можете да използвате услугите на външен консултант, но това не е задължително особено при положение, че организацията разполага с обучени вътрешни одитори. Не бива обаче да забравяте, че одиторът не може да проверява собствените си действия, т.е. не може да проверява документи и процеси, които той е съставил или е отговорник по тяхното изпълнение.

Проведените вътрешни одити ще ви покажат къде има несъответствия между документираната система и реалната ви дейност. Това, че ще се открият несъответствия не бива да ви притеснява, а напротив, трябва да ви мотивира да откриете начини за тяхното отстраняване и предотвратяване на повторното им появяване.

След провеждането на вътрешните одити се извършва преглед от ръководството, на който се разглеждат въпроси относно:

• резултатите от вътрешните одити – открити несъответствия, предприети действия за отстраняването им, отговорници, срокове и др.;
• анализ на изпълнението на целите и проверка за тяхната актуалност към датата на извършване на прегледа на ръководството и приемане на нови/ако има такива/;
• предложения за подобряване ефективността на процесите в организацията;
• открояване на възможности свързани с подобрения на СУК;
• и др.

Резултатите от проведения преглед от ръководството обикновено се документират в протокол/или в друг вид документ, в зависимост от изискванията на СУК/, в който се описват разгледаните въпроси и взетите решения. Този документ се използва както за отправна точка при следващ преглед на ръководството, така и за проследяване ефективността на предприетите действия.