от Диана Господинова, Център по мениджмънт Стара Загора

Днес много от фирмите едва смогват да покрият разходите си за месеца и се опитват да оцелеят в сложната ситуация, пред която са изправени. На ръководителите в момента им е необходим подход, чрез който да успяват сравнително бързо да оценят моментното състояние на бизнеса си. Погледа въхру реалния резултат от дейността ще помогне на ръководителите да вземат адекватни решения, защото в този момент всяко погрешно решение може да доведе до фалит на фирмата. Предлагаме ви един прагматичен подход за ежемесечен анализ на бизнеса.

За яснота при разбирането на подхода, трябва да се имат предвид следните уточнения:
Периода, за който се правят изчисленията е един месец, като целта е да се изчисли печалбата или загубата, която фирмата е генерирала за този период. Стойностите, които се отчитат се отнасят за конкретния месец, без да се взема предвид кога са извършени фактическите разплащания. Чрез този подход се анализира резултата от дейността на фирмата, а не ефективността на управлението на паричния поток.
Предполага се, че единственият разход, който със сигурност се влага в произведената продукция е разходът за материали. Всички останали разходи се правят, за да се осъществява дейността и ние така или иначе трябва да ги платим от приходите, които ще генерираме.

Вижте следния пример:

• През месеца сте произвели продукция за 100000лв. (по продажни цени без ДДС);
• Стойността на материалите, които сте вложили за да произведете тази продукция са 60000лв.(по доставни цени без ДДС);
• В момента, в който продадете произведената продукция вие ще реализирате приход от 40000лв. ( 100000 – 60000 = 40000лв.);
• Да предположим, че всички останали разходи през месеца, в който сте произвеждали тази продукция са 30000лв.;
• След като покриете останалите разходи във фирмата като чиста печалба (преди данъци) ще останат 10000лв. (40000 – 30000 = 10000лв.);
• В случай, в който всички останали разходи са над 40000лв. – например 45000лв. – това ще означава, че през този месец вие сте на загуба 5000лв. (40000 – 45000 = – 5000лв. ) Ако вие вече сте платили тези разходи за 45000лв., това ще означава, че сте намалили оборотните си средства с 5000лв.

На практика тази «сметка» ви дава реална картина за това колко наистина печели целия бизнес всеки един месец, без да изпадате в подробности по какви сложни схеми да отнесете разходите към произведената продукция и без да смесвате периодите на производство с периодите на реално получаване на парите от клиентите. Реалното получаване на парите касае управлението на паричния поток, а не печалбата, която бизнеса генерира.
За да правите тази «сметка» всеки месец и да виждате дали този месец сте на печалба или сте похарчили част от оборотните средства, за да покриете загубата през месеца, ще трябва да се съобразите с някои важни аспекти, без които «сметката» няма да е вярна.

На първо място стойността, която вземате в началото на изчисленията е продажната стойност на произведената в месеца продукция, а не реалния оборот, който сте направили през месеца.

На второ място, когато отчитате стойността на вложените материали, трябва да имате предвид, че това не е стойността на закупените през месеца материали, а стойността на реално вложените през месеца материали за производството на продукцията през месеца. В случай, че нямате система, чрез която да отчитате реално вложените в производството материали е възможно да формирате стойността чрез изчисления на база разходните норми за производството на конкретните изделия.
Ако този подход също ви затруднява, то можете да изчислите стойността на вложените в производството материали през месеца като от стойността на всички постъпили от склада в производството материали извадите стойността на останалите в края на месеца материали в производството и добавите стойността на материалите, които са били налични в производството в началото на месеца, за който извършвате изчисленията. (Стойност на вложените през месеца материали = Стойност на постъпилите в производството материали през месеца  – Стойност на останалите материали в производството в края на месеца +  Стойност на материалите, които са били налични в  производството в началото на месеца).

На трето място сумата, която ще отбележите като «всички останали разходи» трябва да включва всички останали разходи за дейността като разходи за заплати, осигуровки, външни услуги, главници и лихви по кредити и всички други, които се отнасят за конкретния месец, без да включвате разходите за материали. Много важно е, да се има предвид, че се посочва стойността на разходите, който се отнасят за конкретния месец, независимо кога е извършено реалното плащане. Извършването на реалното плащане касае управлението на паричния поток, а не формирането на печалбата.

Добре е всички тези изчисления да се правят с помощта на главният счетоводител, най-вече за да може при изчислението да се избегне вземането на суми, които не касаят конкретния период за който се изчислява печалбата.

Ако изчисленията се правят всеки месец, ръководителите, ще имат ясна представа дали бизнесът им е стабилен и печели или с всеки изминал месец се стопява оборотният капитал и бизнеса постепенно «затъва». Ако финансовия резултат от дейността през месеца е отрицателен е особено важно да се знае точно с колко е на минус бизнеса. Тази яснота ще позволи на ръководителите да разработят резервен план, ако „затъването” продължи по-дълъг период. Този подход е изключително полезен при настоящата трудна за фирмите ситуация. В момента, ако ръководителите нямат тази «картинка», може да вземат погрешни решения, така че си струва да се положат усилия за изясняване на реалната ситуация на бизнеса.