от Диана Господинова, Център по мениджмънт Стара Загора

Усложнената и променлива среда, в която функционират фирмите изправя ръководителите пред непознати предизвикателства. За да се справят с тях, все по-наложително става да се използва външна помощ от експерти в дадена област.

Конкретен пример са консултантските услуги при кандидатстване за финансиране по оперативните програми. Финансирането обаче е само една от темите, за които може да се ползва консултантска помощ. Другото сериозно предизвикателство пред фирмите в момента е преструктурирането на дейността.

Промяната в дейността на фирмата може да бъде наложена от:

• значително намалени продажби;
• неефективност на процесите;
• липсата на оборотни средства;
• невъзможността да се задържи част от персонала;
• нови възможности появили се пред фирмата;
• нуждата да се добави нова дейност в конкретно звено и т.н.

Причините могат да бъдат много. Основното обаче е, че трябва да се осъществи съществена промяна в установения към момента ред във фирмата. Решенията, които трябва да се вземат са много. Напрежението в служителите расте и проблемите се увеличават.

Как управленският консултант може да помогне на ръководителите в такава ситуация?

Най-общо има три етапа, в които консултанта може да бъде полезен. На кой етап ще използвате помощта или ще предпочетете консултанта да ви подпомага през целия процес на промяна, зависи от вас.  

1. Изясняване на проблема и целите

Управленският консултант ще ви помогне да видите ясно същинския проблем и да определите основните си цели и приоритети при осъществяване на промяната. Дали консултантът има уменията да изяснява ситуации и да формулира цели, можете да проверите още при разговорите за договаряне на взаимодействието си с него. Често резултатът от консултантската услуга не е много ясен за ръководителите и те не са сигурни какво да очакват. Ако след проведените първоначални разговори с консултанта все още не ви е ясно какво точно ще получите, то по-добре е да потърсите друг консултант.

2. Структуриране на дейността

Част от проблемите при промяна във фирмата идват от нарушаване на традиционните процеси. Консултантът лесно може да прецени, къде процесите се прекъсват и да ви предложи преразпределение на дейностите, така че проблемите да бъдат решени.

Едно от най-ценните неща при ползване на консултантска услуга е натрупания опит на консултанта в разнообразни казуси и ситуации. На база на този опит консултанта може да ви предложи различни решения, такива, които вие не сте предвидили. На този етап консултантът работи предимно с ръководителя, за да „вплете” стила и подхода на ръководителя в проектираното решение. Не се доверявайте на консултанти, които разговарят веднъж с вас и ви предлагат доклад за препроектирани процеси и готови решения. При такъв подход решението, което ви предлага консултанта може да изглежда перфектно, но със сигурност това не е вашето решение.

Може би тук е мястото да отбележа, нещо изключително важно за добрия резултат при ползване на консултантска услуга. Добрият резултат се получава тогава, когато външният опит и познание на консултанта се обединят с фирмената уникалност и управленски стил. В този смисъл ръководителят на фирмата трябва да даде своя принос към добрия резултат. Компетентните консултанти разбират тази особеност на консултантската работа и още в самото начало ще ви обърнат внимание на това.

Практиката показва, че често ръководителите искат консултанта да им даде готови рецепти и те да не участват в процеса. Това е по-лесният начин, но това, което ще получите със сигурност няма да ви върши работа, защото няма да е направено за вас, а по принцип. Със същия успех можете да си купите учебник по мениджмънт, но поне ще ви излезе по-евтино. Ако имате такава нагласа при наемането на управленски консултант, моят съвет е да не си давате парите на вятъра. Ако наемате управленски консултант и искате наистина да извлечете полза от това, още в началото поискайте консултанта да направи разчет на дейностите по проекта в две посоки – ангажименти и време на консултанта и ангажименти и време, което вие трябва да отделите за работа по проекта. 

 3. Промяна в поведението на служителите

Структурирането на дейността и реинженеринга на процесите е трудна задача, но тя е по-скоро „домашната” работа, подготовката, която ръководителите с помощта на консултантите, трябва да свършат преди да пристъпят към осъществяване на промяната реално при служителите.

Промяната в поведението на служителите е задачата, която, ако бъде успешно изпълнена, ще донесе фактическата полза за организацията. Често на този етап, ръководителите, които са работили заедно с консултантите по втория етап, са достатъчно наясно с всички аспекти на промяната и сами успешно се справят с промяната в поведението на служителите. В нашата практика имаме множество такива примери. И според нас това е най-добрият вариант.

На този етап консултанта може да бъде полезен на ръководителя при разработване на плана за осъществяване на промяната и планиране на конкретни дейности, чрез които възможно най-лесно и най-безболезнено взетите решения да се внедрят в практиката.

Ще добавя само още един много важен акцент. Не забравяйте, че промяната във фирмата, често изисква и промяна в самите ръководители. Ако вие самите не сте готови и не сте склонни да се променяте заедно с организацията, трябва да знаете, че много скоро след приключване на работата по проекта за промяна, нещата ще се върнат в началното положение. Добрият консултант може да ви помогне промяната при вас също да се случи по възможно най-добрият начин.