от Мирослава Михова, Център по мениджмънт Стара Загора

Процесът на анализ на данни винаги е бил важен елемент от управлението на бизнеса и като че ли последните събития около икономическата обстановка ни накараха да бъдем по-предпазливи и да анализираме все повече преди да предприемем конкретни действия. Това безспорно доведе до нарастване на интереса към софтуерните приложения използвани за анализ на данни/Business Intelligence/.

Но преди да подходите към избор на такъв вид приложение е необходимо първо да си отговорите на следните въпроси:

• Кои данни са важни за вашия бизнес?
• С коя част от тях разполагате в момента и необходимо ли е създаването на организация за осигуряването на допълнителни данни?
• С какви приложения разполагате в момента и могат ли те да ви осигурят необходимата информация?

Възможно да се окаже, че разполагате с достатъчно данни и това, от което се нуждаете е подреждане на данните по определени критерии, така че да ги превърнете в информация за картинката на бизнеса в настоящия момент.

Възможно е да се окаже, че можете да организирате данните и с наличните към момента софтуерни приложения. Много счетоводни продукти дават възможност за генерирането на различни справки в зависимост от зададените параметри. Често срещан вариант е използването на приложението Excel, който разполага с голям набор от функции и възможности за обработка на данни. Разбира се тук говорим за малък бизнес и обработка на ограничено количество данни. Когато е необходимо да се обработват големи масиви от данни или обработка на данни в реално време няма как да не се използват подходящите за целите на бизнеса приложения. Тук вниманието ми е насочено към малкия бизнес, за който в повечето случаи не е рентабилно закупуването на скъпи приложения за анализ на данни. Другият акцент е, че малките организации разполагат с нужните им данни, но проблемът е по-скоро в преобразуването им в полезна информация.

Вярно е, че непрекъснато ни заливат с информация как дадено приложение ще реши проблеми ни и със сигурност това би било така, ако предварително сме готови за използването му. Често се случва да се закупуват скъпоструващи приложения с големи възможности и от тях да се използва само една малка част. В такива случаи обикновено се оказва, че организацията не е узряла за този клас приложения. За да избегнете излишния разход на средства, време и нерви е необходимо предварително да си изясните параметрите на нужната ви информация и чак след това да потърсите подходящото средство за получаването й. Например важен въпрос е информацията за себестойността на произвежданата продукция или предлаганата услуга. За да я изчислим е необходимо да определим разходната норма по отделните пера преди да ги заложим в програмата. Вярно е, че има много трудни за изчисления параметри зависещи от различни обстоятелства, но ако вие не знаете какви данни са ви необходими за изчислението, програмата как би могла. Вие задавате данните към програмата и това, което тя прави е да извърши изчисленията. Програмата автоматизира процеса и ви позволява да следите във всеки един момент състоянието по зададените параметри. Също така ви дава възможност да разигравате различни варианти като променяте наличните параметри. И нещо много важно, което не бива да забравяте е, че информацията се базира на данните въведени в програмата, т.е. качеството на данните определят качеството на информацията.