от Лидия Тодорова, Център по мениджмънт Стара Загора

По правилата на ефективното управление би трябвало всяка организация се стреми да постига целите си в определения срок и с най-малко разходи. На думи звучи просто, но на практика не е толкова лесно да се изпълни това условие. Защо, нали имаме ясни цели и определени срокове, остава само да впрегнем ресурсите на организацията и ще ги изпълним?

Но често на практика става друго. От формулирането на целта до нейното изпълнение изминаваме, ще го нарека, определен „път” (Фиг.1). И от това как ще изминем пътя зависи дали ще изпълним условието за ефективност – в срок и с най-малки разходи.

 Фиг.1 Препятствия по пътя до целта

Всеки, който е изпълнявал цели е наясно, че в повечето случаи по пътя към целта се появяват препятствия от различен характер. Някой от тях можем да предвидим от рано и да опитаме да ги минимизираме, други ни изненадват и често забавят или затрудняват постигането на целта. Обикновено колкото повече опит натрупваме в управлението, толкова ни е по-лесно предварително да си „разчистим пътя” към целта и да я изпълним както сме планирали.

Препятствията по пътя към целта могат да са най-различни (често от влияние на фактори на външната среда). Някои от тях не оказват голямо влияние и не ни отклоняват от „пътя”, други са в състояние да направят пътя към целта „заобиколен и каменист”, а трети да ни накарат да го „изгубим” и да не постигнем желаните цели.

Разбира се има общоизвестни правила при целеполагането – формулираните цели да са измерими, постижими, да разполагаме с необходимите ресурси за постигането им и т.н.

Но има една сериозна пречка, която често управляващите подценяват, като причина за по-трудно реализиране на планираното. Това е организационната култура на фирмата. Тя може да бъде голям „+” или голям „–” що се отнася до постигане целите. Или казано с други думи културата на организацията е фактор, който допринася целите на фирмата да се постигат по лесния или по трудния начин.

Добре е, че все повече управляващи опознават силата на нейното влияние и правят необходимото да я проектират така, че да работи в полза на организацията, т.е. полагат усилия „да съкратят и изгладят пътя до постигане на целите”. Но има още много, които не осъзнават същността на организационната култура или не отдават значение как създаването и поддържането на конструктивна култура може да им помогне да постигат много по-лесно набелязаните цели.

Фиг.2 Влияние на организационната култура върху ефективността на постигане целите на организацията

*съкр.ОК – организационна култура

Защо организационната култура има такова влияние и значение за постигане целите на организацията? Как с нейна помощ можем да минем по „най-прекия път” към целта?

Много управители казват: „Имам проблем с хората!”. Може би в този момент в съзнанието ви изникват много примери за проблемни ситуации, предизвикани от вашите служители. Ако са единични добре, но ако хората системно затрудняват работата на фирмата – това вече е проблем. Ако не можете да сте сигурни в хората си как ще постигате целите на организацията чрез тях?

От какво се предизвикват проблемите и как културата на организацията може да помогне за разрешаването им?

В повечето случаи има предпоставки за наличието на тези проблеми. Сигурни белези, че проблемите се пораждат от неподходяща организационна култура са когато:

• Проявяват се при много хора в организацията
• Наблюдава се периодична повтаряемост на нежелани ситуации или на незадоволително трудово поведение при служителите

Ще споделя най-често срещаните проблеми с персонала според мен, произхождащи от неподходяща организационна култура, които директно затрудняват или забавят постигане целите на фирмата:

Проблем 1: Личните цели и разбирания на служителите не са в съответствие с тези на организацията.  

Много е трудно да очакваш някой да постига определени цели, при положение, че те са в разрез с неговите разбирания за нещата. Питате се каква е връзката с организационната култура в този случай, та това са лични характеристики на хората? Голяма! Основана цел на подбора на персонал е да се подбере точния човек за определената длъжност. И един от най-сложните моменти при подбора е да се установи доколко индивидуалните цели и ценности на човека съответстват на необходимите за длъжността и организацията, както и на съществуващата култура на работа и взаимоотношения. На този етап от подбора често се пропуска и ако човекът не е подходящ следват проблеми и разочарования и за двете страни.

Проблем 2: Фирмата трудно постига целите си, защото хората не са достатъчно компетентни и не се стремят да придобиват нови знания и умения.

Това е един от най-често срещаните проблеми. Ако се наблюдава и при вас се запитайте организационната култура във вашата фирма стимулира ли хората да учат? Имате ли разработена политика по обучение и развитие на хората?

Например, анализирате ли каква компетентност е необходима, за да изпълняват ефективно основните задачи на тяхната длъжност, оценявате ли необходимостта от обучения на служителите, организирате ли подходящи обучения? Дори в момента да не разполагате с бюджет за обучения има други форми, които можете да използвате. Такива възможности са обучения по програмата „Аз мога”, която е безплатна за обучаваните или да организирате схема, по която по-опитните служители на фирмата предават ценните си знания и опит на по-младите и др.

Ако съзнателно не създавате условия хората да обогатяват знанията и уменията си няма как да разполагате с компетентен персонал, който да е вашият най-голям помощник в преследването на целите. Не е основното дали хората са склонни да полагат усилия да осъвременяват наличните си знания и умения или да придобиват нови. Важното в случая е каква е политиката на фирмата относно знанието и прилагането му в практиката на фирмата.

Проблем 3: Хората не си сътрудничат по между си, има голяма конкуренция между тях, във фирмата се вихрят интриги.

Наличието на изброените проблеми силно възпрепятства постигането целите на фирмата. В организации, където не се поощрява екипната работа и където ръководството не оценява индивидуалния принос на отделните членове често се наблюдават такъв тип „отбранителни” реакции на служителите. Ако културата на организацията е такава, че за да бъдат оценени хората трябва да изтъкват заслугите си за свършената работа се насърчава появата на такива нежелателни последици – спестяване на информация от колегите, скриване на идеи, клюки пред колегите и шефа и т.н. В повечето случаи, когато „Аз” доминира над „Ние” се ограничават възможностите за по-бързо достигане до целите – чрез даване на идеи, чрез помощ при решаване на проблеми и др.

Разбира се за изброените проблеми може да има и други причини, дължащи се на неефективна организационна култура – лоша комуникация между служители и ръководство, служителите не са обединени около конструктивни организационни ценности и т.н.

Проблем 4: Хората не са насочени към постижения в работата

Замислете се какво задвижва служителите ви – страхът от наказания или желанието към постижения. Ако е първото, то няма съмнения, че служителите ще се стремят да вършат най-необходимото и няма да си позволяват да излизат извън рамката на сигурността. Ако имате нужда от служители, които са само изпълняват каквото сте им казали – добре. Но ако имате нужда от хора, които да изпълняват цели и да постигат резултати добре е да направите няколко основни неща:

• Да им осигурите необходимите материални и нематериални ресурси.
• Да обедините служителите около идеята, че те не са просто изпълнители, а са хора, които имат (или могат да имат) съществен принос за постигане целите на организацията. А ако успеете да обвържете личните им цели с организационните – то ще ги мотивирате да борят с всички усилия за постигането им.
• И не на последно място по важност след постигане на определените резултати да признаете техните успехи!

Проблем 5: Хората се съпротивляват на промяната и/ или промяната е неустойчива

Страхът на служителите от промяната е един от най-честите проблеми на днешното управление. А средата днес е такава, че изискванията за промяна се намират пред почти всяка област на организацията. И често целите на организацията са свързани именно с осъществяване на определени промени, за да подобрят своята ефективност – промяна на начина на работа в следствие на въвеждане на нови технологии, нови политики, нови системи за оценка и възнаграждаване на изпълнението и т.н.

На страниците на BgBusinessHelp.com много сме писали, защо промяната е сложен процес. Предварителната оценка на културата на дадена организация може предварително да покаже до колко успешна ще е дадена промяна. Ако планирате реализиране на организационна промяна ви препоръчвам първо да анализирате доколко културата на фирмата е ориентирана към изменения – дали служителите са готови да се променят и как е планиран и подготвен процесът на промяна. Когато промяната не се управлява ефективно – резултатът често не отговаря на очакванията на ръководството и промяната се проваля.

Проблем 6: Хората не са съпричастни към постигане целите (или проблемите) на фирмата

Също често срещан проблем. И отново отговорът се крие в типа на организационната култура, дали в нея се залага повече на лидерство или на ръководство. В материала „Да водиш или да ръководиш?” можете да видите повече за разликата между двете понятия, както и да разберете повече за това какъв е вашият лидерски стил. В повечето случай хората не се ангажират с целите на фирмата от само себе си, това е една от най-важните и в същото време сложни задачи на техния водач. От неговите умения и усилия да поведе хората ще зависи доколко те ще се ангажират с целите на фирмата и колко усилия ще положат, за да ги постигнат.

Изброените проблеми с хората, чиито корен често се крие в организационна култура са само част от възможните. Могат да се изброят още: служителите не са склонни да поемат умерени рискове в работата, не са инициативни, мотивацията им зависи от възнагражденията, а не от постиженията, не са клиентски ориентирани и др. Но това, че има проблеми не означава, че те не могат да се разрешат.

Разбира се необходими са усилия и от страна на ръководството на фирмата и от страна на служителите. Но и двете страни са във фирмата, за да постигат фирмените, а чрез тях и личните си цели и какво по-удовлетворяващо накрая да видят резултата от своя труд.

А Вие как предпочитате да постигате целите на фирмата ви – по лесния или по трудния начин?